Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013

УТВЕРЖДЕНА


приказом начальника

управления Судебного

департамента в Карачаево-

Черкесской Республике

от 1 февраля 2013 г. № 44


Аннотация

по делопроизводству

в управлении Судебного департамента

в Карачаево-Черкесской Республике


Черкесск 2013


ОГЛАВЛЕНИЕ

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ

2.1.Организация доставки документов

2.2.Прием, регистрация и рассредотачивание поступающей корреспонденции

2.3. Учет и хранение отдельных видов Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 документов

2.4. Регистрация и отправка исходящих документов

2.5. Порядок дизайна и прохождения внутренних документов

2.6. Прием и передача документов по каналам связи

2.7.Организвция делопроизводства в отделах

2.8. Работа исполнителей со служебными документами

2.9.Порядок размножения и копирования документов

2.10. Учет объема документооборота


^ 3. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 Дизайна СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Главные виды служебных документов

3.2. Бланки служебных документов

3.3. Требования к оформлению главных реквизитов служебных документов


^ 4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Проекты нормативных правовых актов

4.2. Приказы и распоряжения

4.3. Решения и протоколы коллегиальных органов

4.4. Служебные письма


^ 5. КОНТРОЛЬ Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ


6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

6.1. Составление и ведение номенклатуры дел

6.2. Формирование дел

6.3. Оформление дел

6.4. Экспертиза ценности документов

6.5. Составление описи дел

6.6. Отбор документов и оформление их на ликвидирование

6.7. Организация оперативного хранения документов


^ 7. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

8. Приложения


1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


    1. Аннотация по делопроизводству в Управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике (дальше – Управление) разработана с учетом Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 постановлением Правительства Русской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Русской Федерации от 19 января 2005 г. № 30, Типовой аннотации по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 приказом Судебного департамента при Верховном Суде Русской Федерации № 76 от 15 июня 2007 г. «Об утверждении Аннотации по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Русской Федерации».

    2. Положения истинной Аннотации распространяются на компанию работы Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 с документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль выполнения, осуществляемые при помощи автоматических (компьютерных) технологий в Управлении. Реальная Аннотация определяет порядок работы с документами открытого нрава.

Порядок работы с документами Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 ограниченного использования в Управлении регламентируется Положением о порядке воззвания со служебной информацией ограниченного распространения в Управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике.

    1. Организация, ведение и улучшение системы документационного обеспечения Управления на базе технической политики и Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 внедрения современных технических средств в работе с документами, методическое управление и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Управлении осуществляется спецом отдела гос службы и кадров (дальше Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 – спец).

    2. Ответственность за компанию, состояние делопроизводства и соблюдение требований истинной Аннотации в отделах Управления возлагается на начальников отделов.

Начальник отдела определяет ответственного за ведение делопроизводства в отделе, который обеспечивает учет и прохождение документов Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 в установленные сроки, информирует начальника отдела о состоянии их выполнения.

Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в отделе, закрепляются в их должностных регламентах.

    1. Регистрация служебных документов в Управлении, контроль за исполнением Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 поручений управления осуществляется как на картонных носителях, так и с внедрением ПИ Гос Автоматической Системы «Правосудие» «Документооборот».

    2. Информация, содержащаяся в документах, может употребляться исключительно в служебных целях и в согласовании с Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 возможностями должностных лиц, работающих либо знакомящихся с этой информацией.

    3. Передача служебных документов, их копий, также сведений, содержащихся в их, работникам других организаций либо гражданам допускается только с разрешения начальника Управления спецом.

    4. Взаимодействие с представителями Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 сми, передача им какой-нибудь служебной инфы либо документов осуществляются уполномоченным лицом по поручению управления Управления

    5. Требования истинной Аннотации неотклонимы для всех работников Управления.

    6. Работники Управления несут индивидуальную ответственность за сохранность Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 служебных документов и содержащейся в их инфы.




  1. ^ ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ


Движение документов в Управлении с момента их разработки либо получения до окончания выполнения либо отправки - образует документооборот.

Различаются три главных потока документации Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013:

-документы, поступающие из посторониих организаций (входящие);

-документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

-документы, разрабатываемые в отделах, не направляемые за границы Управления (внутренние).

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Управлении, регламентируются Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 истинной Аннотацией, Регламентом внутренней организации Управления, положениями об отделах и должностными регламентами их работников.


^ 2.1. Организация доставки документов

Доставка корреспонденции в Управление осуществляется, обычно, спец службами доставки - почтовой, фельдъегерской и специальной связи на основании Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 заключенных договоров либо конкретно нарочными (курьерами) самих отправителей.

По каналам связи в Управление поступают факсограммы, телефонограммы, также могут поступать документы в электрическом виде (с следующим представлением документов на картонных носителях).


^ 2.2. Прием Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013, регистрация и рассредотачивание поступающей корреспонденции

2.2.1. Прием, начальная обработка и регистрация всей корреспонденции, поступающей в Управлении, делается в централизованном порядке (приложение № 1) спецом отдела гос службы и кадров (дальше – спец).

2.2.2. Спец должен в Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 присутствии лица, доставившего пакеты, проверить корректность адресования и целостность упаковки, сверить номера на пакетах с номерами, обозначенными в реестре (описи, расписке, разносной книжке), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 и время получения. Расписка заверяется мастичным штампом «Управление Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике» либо печатью «Для пакетов».

Неверно присланные документы ворачиваются отправителю либо пересылаются по принадлежности.

В случае обнаружения покоробленных пакетов в почтовом Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 реестре (описи) делается соответственная запись.

2.2.3. Все поступившие пакеты вскрываются, кроме пакетов с пометкой «Лично». Такие пакеты без вскрытия передаются конкретно адресату либо уполномоченному на то работнику по журнальчику под роспись.

2.2.4. Спец вскрывает Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 пакеты, не допуская повреждения документов, инспектирует наличие и целостность документов и приложений к ним, сверяет номера документов с номерами, обозначенными на пакетах.

Если при вскрытии пакета найдено отсутствие документа, приложений к нему Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 либо отдельных листов, также несоответствие номера, обозначенного на пакете, номеру вложенного документа, то об этом составляется акт (приложение №2) в 2-ух экземплярах. 1-ый экземпляр акта высылается отправителю, 2-ой экземпляр остается у спеца.

В Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 случае получения покоробленного документа на обороте его последнего листа ставится отметка «Документ получен в покоробленном виде».

2.2.5. При поступлении документов с пометкой «Для служебного пользования» они передаются лицу, ответственному за Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 их учет, для регистрации по подходящим журнальчикам учета отдельного делопроизводства.

2.2.6. После просмотра поступившей корреспонденции упаковка конвертов (пакетов) уничтожается, не считая случаев, когда только по ним можно установить адресок отправителя либо дату отправки.

2.2.7. Вся поступившая корреспонденция Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 сортируется спецом на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, выполнения и использования в справочных целях (распределительные, статистические, бухгалтерские, кадровые, служебные письма, воззвания людей и т.д.).

Нерегистрируемые Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 документы в согласовании с списком нерегистрируемых документов (приложение №4) передаются конкретно по предназначению.

2.2.8. Документы, адресованные управлению Управления, и документы без указания определенного адресата передаются спецу для рассмотрения и регистрации.

Зависимо от Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 значимости и предназначения документов они распределяются на требующие неотклонимого рассмотрения Управлением Управления и на передаваемые конкретно в отделы.

Документы, не требующие неотклонимого рассмотрения Управлением Управления, также документы, адресованные конкретно в отделы, регистрируются на Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 эти отделы.

2.2.9. Регистрация документов осуществляется в денек их поступления.

Основной регистрационно-контрольной формой документов в Управлении являются электрические карточки. При передаче документов из 1-го отдела в другой они повторно не регистрируются.

Регистрация документов делается Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 методом ввода в электрическую карточку автоматической системы «Документооборот» главных реквизитов поступившего документа: наименование организации отправителя, номер, дата и фамилия создателя документа, указываются адресат, вид документа, его короткое содержание, количество листов.

На регистрируемом Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 документе проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера (указывается индекс отдела и через дробную черту порядковый номер электрической карточки), даты регистрации и количества листов.

Обозначенный штамп проставляется на обороте последнего листа Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 основного документа в левом нижнем углу.

При наличии приложений к документу на обороте последнего листа каждого приложения проставляется штамп «К вх. №…»

2.2.10. Поступившие в Управление телеграммы регистрируются на общих основаниях, потом передаются на доклад Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 Управлению и на выполнение.

2.2.11.Документы, поступившие в Управление по каналам факсимильной связи, в том числе конкретно в отделы, принимаются в порядке, обозначенном в п.2.6. истинной Аннотации.

2.2.12. Телефонограммы, адресованные управлению Управления Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 и в отделы, принимаются надлежащими работниками, на которых возложены обозначенные функции. Текст поступившей телефонограммы записывается в журнальчике либо печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

2.2.13. Воспрещается передавать незарегистрированные служебные Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 документы на доклад и выполнение.

2.2.14. Корреспонденция, созданная для рассмотрения начальником Управления, докладывается спецом.

Корреспонденция, созданная для отделов передается спецом через соответственных работников, на которых возложены данные обязанности, по разносной книжке Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 (приложение № 3).

2.2.15. На основании рассмотрения служебных документов начальник Управления дает поручения исполнителям в форме резолюции.

Резолюция оформляется на особом бланке (приложение № 5), приложенном к служебному документу, и содержит в себе: фамилию и инициалы исполнителя, содержание Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 поручения, подпись создателя резолюции, дату, срок выполнения и отметку постановке документа на контроль, если документ контрольный. На нижнем поле этого бланка указывается номер документа, к которому относится резолюция («К вх. №…).

Если Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, обозначенное в поручении первым либо ответственным, является главным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его выполнение и организует работу соисполнителей.

Если поступившие документы не Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 требуют выполнения, то начальник Управления делает на их пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

2.2.16. Рассмотренные управлением документы ворачиваются спецу для внесения резолюций в регистрационные карточки.

По окончании регистрации документы копируются и передаются Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 в отделы для следующего выполнения под роспись. Обычно, подлинник документа остается у спеца.

Переадресация документов делается только управляющим, давшим поручение.

2.2.17. Документы передаются по предназначению в течение рабочего денька, срочные документы в течение часа после Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 их получения, а очень срочные – немедля.


^ 2.3. Учет и хранение отдельных видов документов


2.3.1. Учет документов, изданий с пометкой «Для служебного пользования» и их хранение в Управлении возлагается на спеца.

Отдельные документы с пометкой Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 «Для служебного пользования» в согласовании с утвержденной номенклатурой дел разрешается хранить конкретно в отделах с неотклонимым соблюдением мер по обеспечению их сохранности.

2.3.2. Приказы и распоряжения начальника Управления либо лица, его замещающего Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013, регистрируются и хранятся у заместителя начальника управления-начальника отдела гос службы и кадров.

Копии приказов Управления по основной деятельности передаются спецу для следующего их ввода в электрический банк правовых актов Управления.

2.3.3. Планы, решения и материалы Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 коллегии Управления, планы, протоколы оперативных совещаний руководящего состава Управления, планы работы Управления на определенный период и перспективу, отчеты о работе Управления учитываются и хранятся у заместителя начальника управления.

2.3.4. Письменные воззвания (предложения Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013, заявления, жалобы) людей, поступившие в Управление, после первичной регистрации передаются заместителю начальника управления.

Ответственность за регистрацию воззваний людей и ответов на их, компанию рассмотрения, обеспечение их сохранности возлагается на заместителя начальника управления Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013.

2.3.5. Воззвания (запросы) интернациональных организаций и людей забугорных стран, поступившие в Управление на зарубежных языках, передаются также заместителю начальника управления.

2.3.6. Договоры, заключенные Управление с другими организациями, регистрируются заместителем начальника отдела материально Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013-технического снабжения и серьезного строительства.

После регистрации один экземпляр контракта (визовой) передается отделом – исполнителем на хранение в отдел денег, бухгалтерского учета и отчетности (бухгалтерию), а другой экземпляр – пересылается организации, заключившей контракт с Управлением.

Ответственность за Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 компанию учета договоров и хранение их копий возлагаются на заместителя начальника отдела материально-технического снабжения и серьезного строительства.


^ 2.4. Регистрация и отправка исходящих документов


2.4.1. Отправка документов в Управлении делается в централизованном Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 порядке через спеца отдела гос службы и кадров.

2.4.2. Все исходящие документы подлежат неотклонимой регистрации.

Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом и на отправку не принимается.

На регистрацию передается отправляемый документ Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013. Документ, на который подготовлен ответ, (к нему в неотклонимом порядке прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке с прикладными записками о переносе сроков выполнения поручения и служебных записок, представляющих Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 из себя переписку меж отделами – соисполнителями в процессе подготовки документа), хранится у исполнителя в отделе.

2.4.3. Исходящие документы могут региться спецом в журнальчике исходящей корреспонденции.

2.4.4. Регистрация исходящих документов осуществляется также в автоматической системе Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 «Документооборот» методом наполнения соответственных реквизитов документа в электрической карточке после их выполнения.

Регистрационный номер исходящего документа состоит из буквенного индекса Управления, цифрового индекса отдела (приложение №6) и порядкового номера документа.

К примеру, № УСД – 2 / 88 значит Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013: УСД – индекс Управления; 2 – индекс отдела гос службы и кадров; 88 – порядковый номер исходящего документа.

Зарегистрированные документы сдаются исполнителями на отправку спецу.

2.4.5. Спец, принимавший документ на отправку, в присутствии исполнителя должен проверить корректность дизайна Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 и адресования, наличие всех экземпляров документа и приложений к ним.

Документы, отправляемые по списку рассылки, принимаются исключительно в готовом виде: они должны быть размножены и скреплены по экземплярам.

Копии распорядительных документов Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013, сдаваемых спецу на отправку, в неотклонимом порядке обязаны иметь оттиск печати.

Документы на электрическом носителе принимаются только с сопроводительным письмом и в упаковке, обеспечивающей сохранность носителей и записанной на их инфы.

Досылка Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 либо подмена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

Некорректно оформленные документы к отправке не принимаются.

За принятые документы спец расписывается в реестре с указанием количества документов, даты и времени приема Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013.

2.4.6. Обработка отправляемой корреспонденции спецом включает ее сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты, их заклеивание, составление сопроводительных документов (реестров, списков) и сдачу работникам почтовой, фельдъегерской и специальной связи.

В целях установления одного Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 порядка обработки и дизайна отправляемой корреспонденции спецом разрабатывается Аннотация о порядке обработки отправляемой корреспонденции, которая утверждается начальником Управления.

2.4.7. Приобретенные спецом документы, рассылаемые по списку рассылки в районные (городские) суды республики, отправляются Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 раз в неделю (пятницу).

2.4.8. Отправка документов осуществляется через нарочных из районных (городских) судов республики, либо через работников почтовой связи на основании заключенных договоров.

Доставка срочных служебных документов в муниципальные органы власти, министерства, ведомства Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 и другие организации, находящиеся в г. Черкесске, осуществляется нарочными - работниками отделов, которые подготовили обозначенные документы.

2.4.9. Телеграммы, подписанные начальником Управления, сдаются спецу для их следующего дизайна и отправки через почтовое отделение связи. Отправка телеграмм Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 осуществляется в согласовании с правилами оказания услуг телеграфной связи.

^ 2.5. Порядок дизайна и прохождения внутренних документов


2.5.1. К внутренним документам относятся докладные записки, справки, инфы, заявки, представляемые начальнику Управления, также служебные записки, представляемые заместителям Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 начальника управления и начальникам отделов.

2.5.2. Внутренние документы оформляются на стандартном листе бумаги (формата А4) без бланка и в неотклонимом порядке регистрируются у спеца.

2.5.3. Передача документов меж отделами Управления осуществляется через Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 спеца.


^ 2.6. Прием и передача документов по каналам связи


2.6.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи текстов служебных документов организациям и приема текстов от организаций.

2.6.2. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам связи, не является официальным Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 документом.

Следующая досылка оригинала документа (не считая инфы для сведения) неотклонима.

2.6.3. Прием факсограмм на имя начальника Управления осуществляется в его приемной. Регистрация факсограмм, подписанных начальником Управления и его заместителями, делается спецом, а Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 их передача осуществляется исполнителями в отделах.

2.6.4. Принятые факсограммы учитываются в «Журнале учета принятых факсограмм» (приложение №8). На обороте принятой факсограммы в правом нижнем углу проставляется штамп с указанием порядкового номера (берется Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 из журнальчика учета поступивших факсограмм), даты и количества листов.

Поступившие факсограммы передаются адресатам в денек приема, срочные - немедля под расписку в журнальчике учета.

2.6.5. Подлежащий передаче по факсу документ учитывается в «Журнале учета служебных Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 документов, отправляемых по каналам связи» (приложение №9).

При передаче текстов документов по каналам связи нужно управляться последующими требованиями:

^ Воспрещается передавать тексты документов с пометкой «Для служебного пользования»;

-объем передаваемого документа (тексты, схемы, графического изображения Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превосходить 5 листов;

-факсограммы на зарубежных языках отправляются только при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшего факсограмму;

-ответственность за содержание передаваемой инфы возлагается на исполнителя, подготовившего Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 документ к передаче, и управляющего отдела.

Работник, отправивший факсограмму, на подлиннике документа делает отметку с указанием собственной фамилии, даты и времени отправления. Отметка оформляется на обороте последнего листа подлинника. Подлинник документа Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 остается у исполнителя, а документ за подписью начальника Управления и его заместителя передается спецу.


^ 2.7. Организация делопроизводства в отделах


2.7.1. За ведение делопроизводства в отделах, ответственными являются начальники этих отделов, права и обязанности которых определяются их Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 должностными регламентами.


2.7.2. Конкретно в отделах производятся последующие главные функции:

-начальник отдела раз в день получает поступающую корреспонденцию у спеца и инспектирует соответствие количества документов, практически приобретенных, количеству документов, зарегистрированных в автоматической системе Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 «Документооборот»;

-рассмотрение приобретенной корреспонденции начальником отдела и следующая передача их работникам отдела на выполнение;

-контроль со стороны начальника отдела за прохождением документов в отделе и соблюдением сроков их выполнения;

-составление номенклатуры дел Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 отдела на базе предложений работников отдела и ее хранение;

-работники отдела сформировывают, оформляют, учитывают, хранят и обеспечивают внедрение нарядов, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством;

-работники отдела подготавливают и вовремя передают Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 наряды и дела по решению начальника отдела на хранение в архив Управления;

-работники отдела учитывают служебную информацию, поступающую и переданную по средствам связи;

-начальники отдела хранят печати и штампы, применяемые в делопроизводстве, и Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 отвечают за правильное их применение;

-работники отдела раз в неделю информируют начальника отдела о состоянии делопроизводства в отделах, также об исполненных и находящихся на выполнении документах.

2.7.3. Передача исполненных в отделах документов меж Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 отделами осуществляется через спеца.

2.7.5. Документы, которые исполняются несколькими работниками отдела, передаются им попеременно либо сразу в копиях.

2.7.6. На время заболевания (отпуска, командировки) работника, неисполненные им документы передаются другому работнику.

При увольнении либо Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 при предназначении работника, числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному работнику по приемо-сдаточному акту, который утверждается начальником отдела.

2.7.7. В целях обеспечения действенного контроля за организацией и практическим Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 ведением делопроизводства, планированием и контролем за ходом выполнения поручений спец временами (один раз в год) организует проверку состояния делопроизводства в отделах Управления и о результатах докладывает начальнику Управления.


^ 2.8. Работа исполнителей со служебными Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 документами


2.8.1. Начальники отделов Управления обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в денек поступления. При рассмотрении документов начальник отдела выделяет документы, требующие срочного выполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются сначала. Срочные документы передаются немедля Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013.

2.8.2. Исполнитель получает документы в денек их регистрации либо на последующий денек с поручением (резолюцией) начальника отдела.

2.8.3. Выполнение документа содержит в себе сбор и обработку нужной инфы, подготовку проекта документа Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013, его оформление, согласование, представление для подписания (утверждения) управлением Управления либо начальником отдела, подготовку к пересылке адресату.

2.8.4. Исполненные и выставленные на подпись документы должны быть оформлены в согласовании с требованиями истинной Аннотации, иметь нужные Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 приложения и визы (исполнителя, начальника отдела, соисполнителей, заместителя начальника управления и др.). К ним в неотклонимом порядке прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке (с докладными записками о переносе сроков Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 выполнения поручения и служебных записок, представляющих из себя переписку меж отделами-соисполнителями в процессе подготовки документа).

2.8.5. В этом случае, если исходящее письмо является ответом на воззвание (запрос), исполнитель показывает номер и Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 дату документа, на который подготовлен ответ.

2.8.6. Количество экземпляров рассылаемого документа определяет исполнитель. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит перечень рассылки, который утверждается начальником отдела, подготовившего документ.

Перечень рассылки прилагается Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 к визовому экземпляру, который совместно с подлинным экземпляром подшивается в соответственное дело.

2.8.7. На визовом экземпляре текст фирменного бланка не воспроизводится, на месте бланка проставляется дата подписания и регистрационный номер, а подпись должностного Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 лица, подписавшего документ, заверяется исполнителем документа либо его управляющим по форме:


Правильно

Спец Личная подпись Е.Л.Петрова

15.04.2013


2.8.8. При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе о Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 дате получения документа на выполнение, о датах промежного выполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного выполнения, направлении документа в дело. Все отметки оформляются на обратной стороне Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 последнего листа основного документа, визируются исполнителем, начальником отдела с расшифровкой фамилии и проставлением даты. Списание документа в дело осуществляется начальником отдела и заверяется подписью.

2.8.9. Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 лицо, обозначенное в поручении первым либо ответственным, является главным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его выполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. В случае необходимости выполнения поручения в сжатые сроки он организует Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 выполнение поручения в оперативном порядке. Все другие исполнители несут ответственность за своевременный и высококачественный анализ инфы и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки нужных материалов (проектов документов, справок, сведений и т Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013.д.).

По мере надобности конфигурации срока выполнения поручения основной исполнитель представляет на имя начальника Управления докладную записку с целевой просьбой о продлении этого срока.

Итоговый документ в неотклонимом порядке визируется всеми соисполнителями Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 документа, обозначенными в поручении, и заместителем начальника Управления.

2.8.10. Контроль за исполнением деятельных документов (запросов в федеральные органы исполнительной власти, запросов о представлении сведений из судов, глобальных арбитров и др.), по которым Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 ожидается получение ответа, производит ответственный исполнитель документа.

2.8.11. При работе с документами с пометкой «Для служебного пользования» либо разработке таких документов нужно управляться требованиями Положения о порядке воззвания со служебной информацией ограниченного Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 распространения в Управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике.

2.8.12. Порядок работы с письменными воззваниями (предложениями, заявлениями, жалобами) людей и подготовка ответов на их осуществляется в согласовании с Аннотацией о порядке рассмотрения воззваний людей и Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 приема людей в Управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике.

2.8.13. Порядок работы с договорами в Управлении осуществляется в согласовании с Аннотацией о порядке согласования, заключения и контроля выполнения договоров в Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 Управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике.

2.8.14. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, перемещении по службе либо увольнении имеющиеся у него документы передаются по указанию начальника отдела другому работнику с Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 неотклонимой отметкой у спеца.

2.8.15. В случае утраты служебного документа работник Управления должен немедля доложить об этом собственному конкретному начальнику.

Начальник отдела письменно докладывает начальнику Управления о факте утраты документа. На основании решения начальника Управления в Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 установленном порядке формируется комиссия, которая проводит служебную проверку.

Председатель комиссии докладывает начальнику Управления результаты служебного расследования с необходимыми материалами, выводами для принятия окончательного решения.

На утраченные документы, издания и дела с пометкой Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 составляется акт (приложение №11), на основании которого делаются надлежащие отметки в учетных формах. Акты на утраченные документы (дела) неизменного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.


^ 2.9. Порядок Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 копирования и размножения документов


2.9.1. Копирование входящих документов в Управлении делается централизовано через спеца. Срочность копирования устанавливается начальником Управления.

2.9.2. Решение о необходимости размножения документов принимается начальником отдела. Изготовка маленьких по объему и тиражу копий Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013 документов осуществляется на копировальной технике Управления конкретно работниками отделов.

2.9.3. В целях сокращения объемов пересылаемых документов в районные (городские) суды республики, Судебный департамент размножение служебных документов осуществляется, обычно, с оборотом Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Карачаево-Черкесской Республике Черкесск 2013.

2.9.4. Ответственность за правильное внедрение множительной техники, сохранность и учет выполняемых работ несет ответственный исполнитель отдела.



instrukciya-ispituemomu-medicinskaya-psihologiya.html
instrukciya-k-naboru-zadanij-5.html
instrukciya-k-oformleniyu-poyasnitelnoj-zapiski.html