Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3


2.5.4.2. Сроки подготовки ответных писем инсталлируются резолюцией управляющего на основании имеющихся сроков выполнения поручений, запросов либо по решению создателя резолюции в согласовании с главой V истинной Аннотации. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, обозначенным в Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 резолюции управляющего. Сроки подготовки деятельных писем определяются руководителями структурных подразделений.

В случае если срок подготовки ответных писем не установлен, то он не должен превосходить 1-го месяца от даты регистрации в Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 Министерстве, кроме воззваний, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и другими федеральными и республиканскими законами. По мере надобности срок рассмотрения может продлеваться, но менее чем на один месяц Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3, о каждом продлении сообщается заявителю с указанием обстоятельств. Письменные воззвания, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию Министерства, направляются исполнителями в семидневный срок по принадлежности, о чем сообщается заявителю. Ответственность по соблюдению сроков подготовки ответных писем Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 возлагается на управляющих структурных подразделений, а общий контроль – на должностных лиц в согласовании с главой V истинной Аннотации.

2.5.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных (продольных либо угловых) бланках Министерства формата Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 А4 либо А5 (приложение № 4).

Служебные письма, подписываемые руководителями 2-ух и поболее организаций, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При всем этом данные о наименовании организаций, подписавших письмо, врубаются в наименование должности в Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 реквизите "подпись".

Заголовок должен коротко и точно отражать содержание текста письма. Заголовок печатается шрифтом размером № 12 через 1 межстрочный интервал, после реквизита "Адресат" перед текстом письма, на левой половине текстового поля странички и Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 отделяется от реквизитов " Адресат" и "Текст" одним межстрочным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится.

2.5.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

К примеру: "Министерство считает...", " Министерство разглядело..."

Если письмо оформлено на бланке Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю..."

Текст письма, обычно, состоит из 2-ух частей. В первой части излагается причина, основание либо обоснование составления письма Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во 2-ой части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст служебного письма, обычно, должен касаться 1-го вопроса либо нескольких вопросов Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Содержание ответных писем должно точно соответствовать поручениям, обозначенным в резолюции управляющего.

Текст письма, направляемого федеральным органам исполнительной власти, Президенту Республики Татарстан Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3, Правительству Республики Татарстан, Руководителю Аппарата Президента Республики Татарстан и в Аппарат Кабинета Министров Республики Татарстан, печатается через полуторный интервал. Такие письма перечисленным адресатам, также письма за подписью министра должны печататься на стандартных цветных Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 бланках Министерства.

2.5.4.5. Дата письма  дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

2.5.4.6. Порядок подписания служебных писем должностными лицами Министерства определен п. 2.4.20 истинной Аннотации, также положениями о структурных подразделениях Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 Министерства и должностными регламентами муниципальных служащих Министерства. В обозначенных документах должен быть предусмотрен порядок подписания служебных писем при отсутствии руководящих должностных лиц. Служебные письма с проектами нормативных правовых актов во всех случаях Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 непременно визирует начальник юридического отдела.

2.5.4.7. Гарантийные письма готовятся как служебные письма, при всем этом они непременно должны быть подписаны управляющим структурного подразделения, осуществляющего бухгалтерский учет.

2.5.4.8. При оформлении письма на 2-ух и Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 поболее страничках 2-ая и следующие странички нумеруются по середине верхнего поля арабскими цифрами.

2.5.4.9. Служебное письмо Министерства, направляемое снутри страны, составляется на российском языке.


2.5.5. Особенности работы с электрическими документами

  1. Электрические документы создаются, обрабатываются Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 и хранятся в системе междуведомственного электрического документооборота «Электронное Правительство РТ» (дальше - Электрическое Правительство).

  2. Для подписания электрических документов в Министерстве употребляются электрические цифровые подписи (дальше - ЭЦП). Применяемые средства ЭЦП должны быть сертифицированы в установленном порядке Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3.

  3. При рассмотрении и согласовании электрических документов в Электрическом Правительстве могут употребляться методы доказательства действий с электрическими документами, при которых электрическая цифровая подпись не употребляется.

2.5.5.4. Прием и отправка электрических документов осуществляются Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 ООРиД.

2.5.5.5. При получении электрических документов ООРиД производит проверку подлинности электрической цифровой подписи.

2.5.5.6. Исполненные электрические документы систематизируются в дела в согласовании с номенклатурой дел Министерства.

  1. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 в электрическом виде.

  2. Электрические документы после их выполнения подлежат хранению в установленном порядке в Министерстве в течение сроков, предусмотренных для подобных документов на картонном носителе.

2.5.5.9. После истечения срока, установленного для хранения электрических Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 дел (электрических документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого управляющим Министерства, обозначенные электрические дела (электрические документы) подлежат уничтожению.

III. Организация документооборота и выполнения документов

^ 3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов в Министерстве с Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 момента их сотворения либо получения до окончания выполнения либо отправки образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерст­ве, регламентируются Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3, утвержденной постановлением Правительства Русской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», Регламентом Кабинета Министров Республики Татарстан – Правительства Республики Татарстан, утвержденным постановлением Кабинета Министров Республики Татарстан о 5 декабря 2005 г Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3. №563, табелем унифицированных форм документов, истинной Аннотацией, положениями о структурных подразделениях Министерства, должностными регламентами муниципальных служащих и должностными инструкциями работников Министерства.


^ 3.2. Организация доставки документов

3.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется, обычно, средствами почтовой, фельдъегерской Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 и электронной связи.

При помощи почтовой связи в Министерство доставляется письменная корреспонденция в виде обычных и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и маленьких пакетов, также печатные издания.

3.2.2. По каналам электронной связи поступают Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электрические документы.


^ 3.3. Прием, обработка и рассредотачивание поступающих документов

3.3.1. Документы, поступающие в Министерство на картонных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассматриваются управлением и направляются исполнителям.

Прием и Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 первичная обработка документов осуществляются работниками ООРиД.

Конверты с документами вскрываются (кроме конвертов с пометкой "лично"), проверяется корректность доставки, целостность упаковки документов. Неверно доставленные документы пересылаются по принадлежности либо ворачиваются отправителю. При отсутствии Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

3.3.2. Документы, адресованные управлению Министерства, также без указания определенного лица либо структурного подразделения, за ранее рассматриваются ООРиД, а потом направляются управлению либо в подразделение.

Предварительное Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 рассмотрение документов проводится с целью рассредотачивания поступивших документов на требующие неотклонимого рассмотрения управлением и направляемые конкретно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании имеющегося в Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 Министерстве рассредотачивания обязательств.

Без подготовительного рассмотрения передаются по предназначению документы, адресованные конкретно структурным подразделениям либо должностным лицам.

Приобретенный документ регится в регистрационно-контрольной форме (дальше – РКФ). В общей электрической системе Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 документооборота Министерства поступившие документы регистрируются работниками ООРиД. На приобретенном документе регистрационный штамп проставляется, обычно, в правой нижней части лицевой стороны первой странички документа. Регистрационный штамп содержит наименование Министерства (допускается в сокращенном Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 виде), дату и регистрационный номер.

Корреспонденция "ДСП" передается во все структурные подразделения под расписку и учитывается в специальной книжке (приложение № 6).

Особая книжка ДСП прошнуровывается, скрепляется печатью, листы нумеруются. Документы ДСП, поступившие в ООРиД учитываются Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 по количеству листов, а издания (книжки, журнальчики) по количеству экземпляров.

Нумерация документов ДСП раз в год начинается поновой. На каждом листе документа ДСП при регистрации ставится номер документа.

Право получения корреспонденции Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 ДСП имеет лицо, кому адресовано письмо либо лицо, которому в установленном порядке поручено получение документов с грифом ДСП. По мере надобности направления документа ДСП нескольким адресатам составляется указатель рассылки в журнальчике Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 ДСП, где указывается адресат и номер копий, направленной ему. Все копии 1-го документа ДСП нумеруются безпрерывно. На оригинале документа ДСП ставится пометка о количестве сделанных копий. Оригинал документа ДСП хранится в сейфе ООРиД, в Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 отдельной папке.

Руководители структурных подразделений Министерства должны назначить лицо ответственное за получение, учет и хранение документов ДСП.

Передача документов ДСП в другие структурные подразделения Министерства делается через ООРиД.

Отправляемые документы ДСП регистрируются в Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 электрической базе «Электронное правительство Республики Татарстан», документ не сканируется.

Пересылка документа ДСП осуществляется фельдсвязью либо спецсвязью.

Руководители структурных подразделений Министерства либо лица, ответственные за получение, учет и хранение документов ДСП, после окончания Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 работы с копиями документа с грифом ДСП не позже 31 декабря текущего года должны возвратить их старшему спецу отдела организационной работы и делопроизводства для следующего их поражения, который при возврате вышеуказанного Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 документа расписывается в графе «Роспись в оборотном получении» специальной книжки ДСП».

Проверка наличия в ООРиД и структурных подразделений документов ДСП делается экспертной комиссией не пореже 1-го раза в год. Результаты проверки оформляются актом Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3.

Ликвидирование документов ДСП, утративших практическую ценность, проводится экспертной комиссией с неотклонимым составлением акта.

Рассмотренные министром и его первым заместителем документы с утвержденными резолюциями ворачиваются в ООРиД, а документы, рассмотренные заместителями министра – в Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 приемные заместителей министра, потом документ передается на выполнение.

При использовании автоматической электрической системы документооборота документы рассматриваются всеми должностными лицами Министерства в электрическом виде. Порядок движения документов определяется регламентом работы автоматической электрической Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 системы, используемой в Министерстве. Регламент составляется на базе требований истинной Аннотации.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель.

3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3, регистрируются в согласовании с установленными правилами для поступающих документов, а потом передаются на рассмотрение управлению и выполнение.

3.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем в книжке приема и отправки телефонограмм (приложение № 8) и Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 оперативно передается руководителю, которому она адресована. Книжка приема телефонограмм ведется во всех структурных подразделениях и приемных. По мере надобности телефонограмма регится аналогично телеграмме.

3.3.5. При приеме документов по каналам факсимильной связи нужно управляться последующими Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 требованиями:

поступившие факсограммы регистрируются (только при наличии всех юридических реквизитов и с разборчивым текстом) в согласовании с установленными правилами для поступающих документов, передаются адресатам в согласовании с общими правилами документооборота, срочные – немедля;

поступивший Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 прямо за факсограммой подлинник документа направляется в соответственное подразделение-исполнитель;

факсограммы на зарубежных языках доставляются адресату без перевода.

3.3.6. Документы в электрическом виде, поступающие в Министерство, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассматриваются Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 управлением и доставляются исполнителям.

Прием поступающих в электрическом виде документов в РКФ осуществляется в порядке согласно пт 3.3.5 истинной Аннотации с учетом используемых в Министерстве технических и программных средств.


^ 3.4. Организация обработки и Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 передачи отправляемых документов

3.4.1. Документы, отправляемые Министерством, передаются почтовой, фельдъегерской и электронной связью, также с курьером (при наличии в Министерстве).

Обработка документов для отправки почтовой, фельдъегерской связью осуществляется ООРиД в согласовании с Правилами оказания услуг Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 почтовой связи.

3.4.2. Порядок подготовки отправляемого документа содержит в себе:

составление проекта документа;

согласование документа;

подписание (утверждение) документа;

регистрацию документа;

тиражирование (по мере надобности) документа;

отправку документа.

3.4.3. До передачи документа на подпись Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 исполнитель должен проверить его содержание, корректность дизайна, наличие нужных виз и приложений. Документ представляется на подпись вкупе с материалами, на основании которых он готовился. Документы для отправки передаются стопроцентно оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 адреса.

3.4.4. Документы, приготовленные на картонном носителе, подписанные министром и его первым заместителем, подписанные заместителями министра, начальниками управления и начальниками отделов регистрируются работниками ООРиД, 2-ые экземпляры подшиваются в дело.

Регистрационный номер и дата регистрации Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 на исходящих документах ставятся в левом верхнем углу документа. Номер состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера, к примеру:

01-08-5642 20.08.2006

где 01 – индекс структурного подразделения;

08  (через дефис) номер дела, в каком хранится копия Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 ответа с визами;

5642  (через дефис) порядковый исходящий номер документа;

20.08.2006  дата регистрации документа.

2-ые экземпляры (копии) отправленных документов, приготовленных на картонном носителе, с проставлением исходящего регистрационного номера и даты регистрации формируются Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 в дела согласно установленной номенклатуре по категориям.

Работники ООРиД инспектируют корректность дизайна отправляемых документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, перечня на рассылку, всех нужных приложений и экземпляров, ссылки на входящий документ, согласования, отметки Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 об выполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др. в согласовании с п.2 истинной Аннотации) и по мере надобности возвращают отправляемый документ на дооформление исполнителю.

3.4.5. Документы на отправку Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 в другие организации должны сдаваться в ООРиД лично работниками структурных подразделений, ответственных за выполнение документа, либо ответственными за ведение делопроизводства.

Подлинники документов, приобретенные для выполнения, исполнитель возвращает в ООРиД.

Документы на отправку принимаются в Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 течение рабочего денька:

направляемые в Аппарат Президента Республики Татарстан, Кабинет Министров Республики Татарстан, Муниципальный Совет Республики Татарстан  не позже 15 часов;

направляемые другим организациям  не позже 17 часов.

3.4.6. Документы, отправляемые сразу в один Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 адресок, вкладываются в один конверт.

3.4.7. Структурные подразделения Министерства производят передачу факсограмм, телефонограмм, электрических документов при помощи средств электронной связи.

При передаче документов по каналам факсимильной связи нужно управляться последующими требованиями:

объем Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превосходить 5 листов;

для передачи документа по каналу факсимильной связи составляется заявка установленного эталона, которая подписывается управляющим соответственного структурного Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 подразделения и согласовывается с денежным структурным подразделением Министерства. Заявки хранятся в течение 1-го года;

ответственность за содержание передаваемой инфы возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и управляющего соответственного структурного Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 подразделения;

факсограммы на зарубежных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

воспрещается передавать по факсу текст документов с пометкой "Для служебного использования";

подлежащий передаче (отправке) документ по мере надобности регится Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 в согласовании с установленными правилами для исходящих документов, при всем этом подлинники документов после передачи ворачиваются исполнителем в ООРиД с отметкой о времени отправки.

Контроль за правильным внедрением факсимильной техники, установленной в Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

Текст отправляемой телефонограммы записывается (печатается) исполнителем в книжке приема и отправки телефонограмм (приложение № 8) структурного подразделения, визируется должностными лицами и оперативно передается адресату. В тексте непременно указывается контактное лицо Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 и номер телефона.

3.4.8. Отправка документов в электрическом виде осуществляется в согласовании с пт 3.4.7 истинной Аннотации с учетом используемых в Министерстве технических и программных средств.


^ 3.5. Порядок прохождения внутренних документов

3.5.1. Прохождение внутренних документов на шагах их подготовки Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 и дизайна должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на шаге выполнения  поступающих документов. Регистрация внутренних документов делается в структурных подразделениях, подготовивших документ, в электрической системе документооборота.

3.5.2. Служебные записки, справки, отчеты и Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 т.п. оформляются и исполняются (употребляются) в границах аппарата Министерства. Учет движения таких документов ведется в структурных подразделениях ответственными за ведение делопроизводства. Обозначенные документы рассматриваются должностными лицами, которым они ориентированы. Рассмотренные адресатом Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 документы ворачиваются создателю (исполнителю) для внесения резолюции в РКФ, тиражирования (по мере надобности) и направления по принадлежности. Ответственность за соблюдение сроков выполнения поручений, которые даны управлением Министерства по перечисленным документам, возлагается Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 на управляющих структурных подразделений.

Служебные записки печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Размещение реквизитов на служебных записках (приложение № 4) аналогично размещению реквизитов на служебных (исходящих) письмах.

3.5.3. Справки (о доказательстве стажа работы, заработной Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 плате и т.п.), доверенности (о возможностей, на получение вещественных ценностей и т.п.) готовятся структурными подразделениями Министерства, в компетенцию которых заходит рассмотрение этих вопросов. Правила составления обозначенных документов и Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 их подписания должностными лицами Министерства определяются законодательством Русской Федерации и Республики Татарстан. Справки и доверенности печатаются на стандартных (угловых) бланках Министерства формата А4 либо А5 в согласовании с пт 2.3.1 – 2.3.5 истинной Аннотации (приложение № 11) и регистрируются Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 в структурных подразделениях в книжках учета либо в общей системе электрического документооборота Министерства.

3.5.4. Протоколы аппаратных совещаний Министерства регистрируются ООРиД и направляются исполнителям.

Протоколы совещаний, заседаний экспертных и научно-технических Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 советов, проводимых управлением Министерства в согласовании с рассредотачиванием обязательств, регистрируются в структурных подразделениях, обеспечивающих подготовку этих совещаний и заседаний.

Решения Коллегии Министерства, протоколы совещаний, проводимых министром (не считая аппаратных), и отдельные поручения министра регистрируются Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 в ООРиД.

Тиражирование и рассылка протоколов, решений и поручений министра возлагается на структурные подразделения, осуществляющие регистрацию обозначенных видов внутренних документов. При использовании автоматической электрической системы документооборота документы исполнителям рассылаются в Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 электрическом виде.

3.5.5. Приготовленные проекты распорядительных документов перед согласованием с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в ООРиД, который производит контроль за корректностью их дизайна.

После согласования оформленные документы передаются на подпись управлению Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 в согласовании с правом подписи документов и рассредотачиванием обязательств. После подписания документы регистрируются ООРиД либо в отделе кадров.

Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в согласовании со перечнем рассылки, составленным исполнителем, направляются в Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 структурные подразделения для выполнения.

3.5.6. Передача документов меж структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в определенном структурном подразделении. Документы передаются с соответственной отметкой в РКФ.


^ 3.6. Учет количества Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 документов

3.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются ООРиД и представляются управлению.

3.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 с учетом размноженных экземпляров.

Размноженные экземпляры подсчитываются раздельно на базе принятой в Министерстве системы учета документов.

Учет количества документов может проводиться по Министерству в целом либо по отдельным подразделениям.

Поступающие и Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 создающиеся документы подсчитываются раздельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение № 10). По каждой группе учитывается количество документов и раздельно их тираж (числа проставляются через косую черту либо в отдельных графах).


^ 3.7. Тиражирование служебной Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 документации

3.7.1. При тиражировании служебной документации работники Министерства руководствуются Едиными правилами печатания несекретных изданий и другими нормативными актами по вопросам использования множительной техники.

3.7.2. Тиражирование документов, обычно, делается в архиве на множительном аппарате для Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 оперативного копирования.

Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности Министерства. Тиражирование документов с грифом "Для служебного использования" делается с разрешения управления.

Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на их Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 управляющих.

3.7.3. Для тиражирования принимаются служебные документы, сделанные машинным методом (пишущие машинки, принтеры и т.п.) с точным отпечатком темного цвета. Размноженные документы выдаются структурному подразделению - исполнителю (заказчику) под расписку. Подлинники размноженных документов ворачиваются заказчикам при Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 получении тиража.

3.7.4. В архиве ведется журнальчик учета тиражирования документов (приложение № 7).

3.7.5. Копии с документов выдаются с разрешения управляющих структурных подразделений и только с тех документов, которые были изданы в Министерстве и Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.


^ 3.8. Работа исполнителей с документами

3.8.1. Выполнение документа предугадывает: сбор и обработку нужной инфы, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) управлением Министерства, подготовку к Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 пересылке адресату.

Исполнитель определяет нужное количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель (перечень) на рассылку (приложение № 9).

3.8.2. При оперативном решении вопросов без Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени меж поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежного выполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 дате и результатах окончательного выполнения.

Все отметки располагаются на свободных от текста местах. На документах, которые подлежат возврату корреспонденту, все отметки располагаются на отдельном листе.


^ 3.9. Подготовка документов в электрической форме

  1. При Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 подготовке проекта документа в электрической форме употребляется электрический бланк Министерства.

  2. Все процедуры по согласованию документа в данном случае должны проходить по системе электрического согласования документов.

  3. Документ подписывается уполномоченным лицом при помощи Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 электрической цифровой подписи.

В согласовании с Федеральным законом от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электрической цифровой подписи» электрическая цифровая подпись в электрическом документе равнозначна собственноручной подписи в документе на картонном носителе при одновременном соблюдении Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 определенных законом критерий. Доказательством подлинности электрической цифровой подписи в электрическом документе является хороший результат проверки подходящим сертифицированным средством электрической цифровой подписи с внедрением сертификата ключа подписи принадлежности электрической цифровой подписи в электрическом Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 документе обладателю сертификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной электрической цифровой подписью электрическом документе.

  1. В случае необходимости электрические документы, подписанные электрической цифровой подписью уполномоченного лица Министерства, адресуемые юридическим и (либо) физическим Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 лицам, зарегистрированным на местности Республики Татарстан, отправляются на картонном носителе без собственноручной подписи уполномоченного лица.

  2. Копия электрического документа на картонном носителе должна соответствовать требованиям законодательства и муниципальным эталонам, также содержать неотклонимую Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 отметку «Копия электрического документа. Электрический документ подписан электрической цифровой подписью (указать должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего электрический документ электрической цифровой подписью)».

  3. По мере надобности получения картонной копии электрического документа он распечатывается Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 и заверяется оттиском печати и собственноручной подписью ответственного лица Министерства.

Воззвания людей, поступившие в электрической форме (средством электрической почты, интернет-приемных и др. методами), принимаются к рассмотрению в случае, если они содержат фамилию, имя Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3, отчество (последнее - при наличии) создателя, почтовый адресок либо адресок электрической почты, по которому должен быть ориентирован ответ.


^ IV. Поисковая машина по документам


4.1. Регистрация документов

4.1.1. Основой построения поисковых машин является регистрация документов  запись Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его сотворения, отправления либо получения.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, выполнения и использования в справочных целях.

Документы регистрируются независимо от метода их Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 доставки, передачи либо сотворения.

4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие  в денек поступления, создаваемые – в денек подписания либо утверждения. При передаче документа из 1-го подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, обычно Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3, не проставляется.

4.1.4. Регистрация документов делается в границах групп, зависимо от наименования вида документа, создателя и содержания в согласовании главой III истинной Аннотации. Раздельно регистрируются приказы и распоряжения Министерства по основной деятельности, приказы по личному Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 составу, служебная переписка, воззвания людей и другие виды внутренних документов.

4.1.5. Для сотворения поисковых машин и заслуги информационной сопоставимости регистрационных данных устанавливается последующий состав главных реквизитов регистрации (приложение № 5):

наименование организации (создателя либо корреспондента Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (короткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, создатель, дата);

срок выполнения документа;

отметка об выполнении Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 документа и направлении его в дело.

Состав главных реквизитов регистрации зависимо от нрава документа и задач использования инфы может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 направленному на определенную тематику классификатору;

ключевики;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежные сроки выполнения;

перенос сроков выполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

4.1.6. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ деятельных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в границах соответственного регистрационного массива.


^ 4.2. Организация поисковой машины по документам

4.2.1. Для обеспечения Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 действенного использования инфы при принятии решений в Министерстве создается поисковая машина по документам в электрическом виде.

4.2.2. Информация о документах, приобретенная при их регистрации, поступает в поисковую машину, которая содержит в Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 себе электрические картотеки и классификационные справочники.

4.2.3. Эффективность работы поисковой машины достигается методом разработки классификационных справочников по видам документов:

классификатора вопросов деятельности Министерства;

классификатора видов документов;

классификатора корреспондентов;

классификатора резолюций;

классификатора исполнителей;

классификатора результатов Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 выполнения документов;

номенклатуры дел.

Кроме перечисленных в определенной поисковой машине могут употребляться и другие классификаторы зависимо от потребностей ввода и поиска документов и инфы.

4.2.4. В автоматических массивах поиск определенного документа Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 либо выборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) либо по контексту (по хоть какому слову либо фразе, содержащимся в разыскиваемом документе).

Запрос в поисковике Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан - страница 3 может содержать всякую комбинацию реквизитов и частей текста.

4.2.5. Поисковые машины должны обеспечивать поиск инфы о деятельности Министерства.



instrukciya-dlya-uchastiya-v-otkritom-aukcione-3.html
instrukciya-dlya-uchastnikov-aukciona-informacionnaya-karta-stranica-3.html
instrukciya-dlya-uchastnikov-premii.html