Инструкция по делопроизводству в администрации

Инструкция по делопроизводству в администрации




АДМИНИСТРАЦИЯ

Городского ОБРАЗОВАНИЯ

«КАНИНСКИЙ СЕЛЬСОВЕТ»

НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО Окрестность


ПОСТАНОВЛЕНИЕ


от 19.09.2011 № 39

село Несь, Ненецкий автономный округ


Об утверждении аннотации по

делопроизводству в Администрации

МО «Канинский сельсовет» НАО


Администрация МО «Канинский сельсовет» НАО ПОСТАНОВЛЯЕТ:


1. Признать утратившим силу Постановление Администрации МО Инструкция по делопроизводству в администрации «Канинский сельсовет» НАО от 07.04.2010 № 8 «Об утверждении аннотации по делопроизводству в Администрации МО «Канинский сельсовет» НАО»


2. Утвердить прилагаемую аннотацию по делопроизводству в Администрации МО «Канинский сельсовет» НАО.


3. Истинное Постановление подлежит официальному опубликованию в информационном бюллетене «Канинский Инструкция по делопроизводству в администрации вестник».


4. Контроль за исполнением оставляю за собой.


Глава МО

«Канинский сельсовет» НАО Б.Н. Коткин


^ Аннотация ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ


В АДМИНИСТРАЦИИ


Городского ОБРАЗОВАНИЯ «КАНИНСКИЙ СЕЛЬСОВЕТ» НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО Окрестность


2011 ГОД


ОГЛАВЛЕНИЕ



НАИМЕНОВАНИЕ

Стр.

^ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2

2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ АДМИНИСТРАЦИИ.

3

2.1. Бланки Инструкция по делопроизводству в администрации документов Администрации.

3

2.2. Реквизиты документов.

3

^ 3. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И Дизайна ПРАВОВЫХ АКТОВ

15

3.1. Порядок подготовки правовых актов главы Администрации и Администрации.

15

3.2. Порядок работы с проектами городских правовых актов.

17

3.3. Особенности дизайна правовых актов Главы МО Инструкция по делопроизводству в администрации и Администрации.

18

^ 4. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И Дизайна ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

19

4.1. Положения, правила, аннотации

19

4.2. Протокол

19

4.3. Акт

21

4.4. Служебные письма

22

4.5. Телеграмма

22

4.6. Документы, передаваемые по факсимильной связи

23

^ 5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И Выполнения ДОКУМЕНТОВ

24

5.1. Порядок приема и первичной обработки поступающих документов.

24

5.2. Предварительное рассмотрение документов

24

5.3. Регистрация поступающих документов

25

5.4. Организация обработки Инструкция по делопроизводству в администрации и передачи отправляемых документов

26

5.5. Порядок прохождения внутренних документов

26

5.6. Работа исполнителей с документами

27

^ 6. КОНТРОЛЬ Выполнения ДОКУМЕНТОВ

27

6.1. Сроки выполнения документов

28

^ 7. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И Производства ДОКУМЕНТОВ При помощи КОМПЬЮТЕРНЫХ СРЕДСТВ И ПЕЧАТАЮЩИХ УСТРОЙСТВ

29

8. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С Электрическими ДОКУМЕНТАМИ

32

^ 9. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ Инструкция по делопроизводству в администрации, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К Следующему ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ

33

9.1. Номенклатура дел

34

9.2. Формирование дел

34

9.3. Оформление дел и подготовка дел к передаче на архивное хранение

36

^ ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

43

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

44

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

45

^ ПРИЛОЖЕНИЕ № 4

46

ПРИЛОЖЕНИЕ № 5

47

ПРИЛОЖЕНИЕ № 6

48

^ ПРИЛОЖЕНИЕ № 7

48

ПРИЛОЖЕНИЕ № 8

49

ПРИЛОЖЕНИЕ № 9

50

^ ПРИЛОЖЕНИЕ № 10

51

ПРИЛОЖЕНИЕ № 11

52

ПРИЛОЖЕНИЕ № 12

53

^ ПРИЛОЖЕНИЕ № 13

54

ПРИЛОЖЕНИЕ Инструкция по делопроизводству в администрации № 14

55

ПРИЛОЖЕНИЕ № 15

58



Утверждена

Постановлением

Администрации МО

«Канинский сельсовет» НАО

от 19.09.2011 № 39


^ Аннотация ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ


В АДМИНИСТРАЦИИ МО «КАНИНСКИЙ СЕЛЬСОВЕТ» НАО


1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


1.1. Реальная Аннотация регламентирует компанию делопроизводства и оптимального документооборота, порядок сотворения и дизайна документов, порядок работы с документами, определяет главные правила Инструкция по делопроизводству в администрации приема, учета, подготовки, дизайна, размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением, исполнением, списания "в дело" в Администрации МО «Канинский сельсовет» НАО (дальше по тексту - Администрация), в процессе воплощения возложенных задач и Инструкция по делопроизводству в администрации функций.

1.2. Аннотация разработана в согласовании с федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Русской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Русской Федерации, основными нормативно-методическими документами Федеральной архивной Инструкция по делопроизводству в администрации службы Рф.

1.3. Требования Аннотации распространяются как на обычное (бумажное), так и на электрическое делопроизводство, на компанию работы с документами, создаваемыми с помощью компов, других средств вычислительной техники, также с другими документами независимо от их носителей Инструкция по делопроизводству в администрации. Автоматические технологии обработки инфы, содержащейся в документах, также должны отвечать требованиям Аннотации.

1.4. Положения истинной Аннотации не распространяются на порядок воззвания с документами, содержащими сведения, составляющие муниципальную тайну. Порядок ведения секретного Инструкция по делопроизводству в администрации делопроизводства и особенности работы с документами, содержащими секретную информацию (служебную и иную тайну, индивидуальные данные), регулируются особыми инструкциями, положениями, правилами, утверждаемыми управляющим Администрации.

1.5. После рассмотрения городским архивом Заполярного района и согласования экспертно-проверочной Инструкция по делопроизводству в администрации комиссией агентства по делам архивов Архангельской области Аннотация утверждается постановлением Администрации городского образования.

1.6. Выполнение требований истинной Аннотации непременно для всех работников Администрации, ответственных лиц коллегиальных и совещательных органов, сделанных при Администрации. Вновь Инструкция по делопроизводству в администрации принятые работники должны быть осведомлены с истинной Аннотацией.

Разделы и отдельные пункты Аннотации, касающиеся общих принципов организации делопроизводства, имеют нрав прямого деяния и подлежат неотклонимому выполнению.

Работники Администрации независимо от занимаемых должностей несут Инструкция по делопроизводству в администрации индивидуальную ответственность за выполнение требований истинной Аннотации, сохранность находящихся у их служебных документов и содержащейся в их инфы.

1.6. Ответственность за компанию делопроизводства в структурных подразделениях Администрации, коллегиальных и совещательных органах Инструкция по делопроизводству в администрации, сделанных при Администрации возлагается на их управляющих, также на профессионалов, на которых возложены функции по ведению делопроизводства.


^ 2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ АДМИНИСТРАЦИИ


2.1. Бланки документов Администрации.

2.1.1. Подготовка и оформление документов осуществляется с внедрением последующих Инструкция по делопроизводству в администрации бланков:

с угловым штампом "Администрация городского образования «Канинский сельсовет» Ненецкого автономного окрестность" (Приложение № 1);

постановления главы МО «Канинский сельсовет» НАО (Приложение № 2);

постановления Администрации МО «Канинский сельсовет» НАО (Приложение № 3);

распоряжения главы МО «Канинский сельсовет Инструкция по делопроизводству в администрации» НАО (Приложение № 4)

распоряжения Администрации МО «Канинский сельсовет» НАО (Приложение № 5);

2.1.2. На бланках с угловым штампом "Администрация МО «Канинский сельсовет» НАО" оформляются служебные письма за подписью главы Администрации и заместителей главы Администрации.

2.1.3. На бланках Инструкция по делопроизводству в администрации с угловым штампом с наименованием структурного подразделения Администрации могут оформляться письма за подписью начальников этих подразделений.

2.1.4. Бланки должны употребляться строго по предназначению и не могут передаваться другим лицам и организациям.

2.1.5. Каждый лист официального Инструкция по делопроизводству в администрации документа оформленный как на бланке, так и на стандартном листе делается на белоснежной бумаге формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм) обязан иметь поля: левое более 20 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее Инструкция по делопроизводству в администрации - 20 мм.

Бланки документов Администрации разрабатываются на базе углового либо продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка размещаются в верхнем левом углу, при продольном - в центре листа повдоль Инструкция по делопроизводству в администрации верхнего поля.

При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

2.1.6. Другие документы Администрации могут быть сделаны как на бланках так и стандартных листах формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х Инструкция по делопроизводству в администрации 210 мм), А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм) с применением как углового, так и продольного расположения.

2.1.7. Бланки, сделанные на бумаге формата А3, обычно, используются для дизайна документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде Инструкция по делопроизводству в администрации таблицы либо специального трафарета.

2.1.8. Бумага формата А6 употребляется для дизайна резолюции (поручения) управления.

2.1.9. Порядок производства, хранения, использования и поражения бланков устанавливается Администрацией.


2.2. Реквизиты документов.

Правовые акты, письма и другие документы Администрации оформляются Инструкция по делопроизводству в администрации с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым и введенным в действие Постановлением Госстандарта Русской Федерации от 3 марта 2003 года N 65-ст, с применением последующих Инструкция по делопроизводству в администрации реквизитов:


2.2.1. Код организации.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору компаний и организаций (ОКПО).

2.2.2. Основной муниципальный регистрационный номер (ОГРН).

Основной муниципальный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в согласовании с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.3. Идентификационный Инструкция по делопроизводству в администрации номер налогоплательщика / код предпосылки постановки на учет (ИНН / КПП).

Идентификационный номер налогоплательщика / код предпосылки постановки на учет (ИНН / КПП) проставляют в согласовании с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.4. Код формы документа.

Код формы Инструкция по делопроизводству в администрации документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Реквизиты, обозначенные в пт 2.2.1 - 2.2.4, врубаются по мере надобности (к примеру, в денежных документах).

2.2.5. Наименование организации.

Наименование организации является собирательным обозначением создателя документа. Создателями Инструкция по делопроизводству в администрации документа могут быть глава городского образования, Администрация, структурные подразделения Администрации. Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в Уставе, положении об Администрации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже Инструкция по делопроизводству в администрации полного либо за ним.

2.2.6. Справочные данные об организации.

Справочные данные об организации содержат в себе: почтовый адресок, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адресок электрической почты Инструкция по делопроизводству в администрации и др.).

2.2.7. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, составленного либо изданного, должно быть определено истинной Аннотацией и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

2.2.8. Дата документа.

Дата документа является неотклонимым реквизитом для всех видов документов. Датой Инструкция по делопроизводству в администрации документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) либо действия, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, аннотация, положение, отчет) - дата утверждения.

Документы, изданные 2-мя либо более структурными подразделениями Инструкция по делопроизводству в администрации Администрации, обязаны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последующей последовательности: денек месяца, месяц, год. Денек месяца и месяц оформляются 2-мя парами арабских цифр, разбитыми точкой; год - 4-мя арабскими Инструкция по делопроизводству в администрации цифрами. К примеру, дату 5 января 2011 г. следует оформлять 05.01.2011.

Допускается словесно-цифровой метод дизайна даты, к примеру: 5 января 2011 г.

Место проставления даты на документе находится в зависимости от бланка и вида документа.

2.2.9. Регистрационный Инструкция по делопроизводству в администрации номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного вместе 2-мя Инструкция по делопроизводству в администрации и поболее организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания создателей в документе.

2.2.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный Инструкция по делопроизводству в администрации номер и дату документа употребляется исключительно в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.) и содержат в себе регистрационный номер и дату документа, на Инструкция по делопроизводству в администрации который должен быть дан ответ.

Данный реквизит размещается ниже реквизитов "дата" и "регистрационный номер".

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ.

2.2.11. Место Инструкция по делопроизводству в администрации составления либо издания документа.

Место составления либо издания документа (дальше - место издания) указывают в этом случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации Инструкция по делопроизводству в администрации" либо если данные реквизиты отсутствуют. Место издания может указываться во всех документах, не считая письма, в каком эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации".

2.2.12. Адресат.

Реквизит "Адресат" печатается от центра текстового Инструкция по делопроизводству в администрации поля через 3 - 5 межстрочных интервалов ниже границы верхнего поля. Наименование организации, структурного подразделения организации, также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные либо физические лица. При Инструкция по делопроизводству в администрации адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, к примеру:


Администрация МО

«Канинский сельсовет» НАО

Отдел бухгалтерского учета и отчетности


Должность лица, которому Инструкция по делопроизводству в администрации адресован документ, указывают в дательном падеже, к примеру:


ОАО "Северные регионы"


Начальнику отдела

прикладных систем


П.П.ПЕТРОВУ


При адресовании письма руководителю органа гос власти, организации и т.п. его наименование заходит в состав Инструкция по делопроизводству в администрации наименования должности адресата, к примеру:

Генеральному директору

ООО "Возрождение"


И.И.ИВАНОВУ


Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, потом почтовый адресок, к примеру:


Администрация МО

«Канинский сельсовет» НАО


ул. Набережная, д. 20,

с Инструкция по делопроизводству в администрации. Несь, 166737


При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, потом почтовый адресок, к примеру:


^ КАЛИНИНУ И.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264


Допускается центрировать каждую Инструкция по делопроизводству в администрации строчку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинноватой строке, к примеру:


Председателю садового

приятельства

"Можайские дали"


В.А.БУНЕЕВУ


Документ не должен содержать более 4 адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не Инструкция по делопроизводству в администрации указывают.

При количестве адресатов более 4 следует составлять перечень рассылки документа.

При адресовании документов однородным учреждениям либо организациям указывать обобщенное наименование должности без фамилий, к примеру:


Главам городских образований

Ненецкого автономного окрестность


При написании почтового Инструкция по делопроизводству в администрации адреса следует управляться Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Русской Федерации от 15.04.2005 N 221 (дальше - Правила).

Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денег пишутся в последующем порядке (это положение распространяется на Инструкция по делопроизводству в администрации написание почтового адреса в документе в реквизите "Справочные данные об организации"):

для юридического лица - полное либо короткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу либо Инструкция по делопроизводству в администрации принимаемых от юридического лица);

заглавие улицы, номер дома, номер квартиры;

заглавие населенного пт (городка, поселка и т.п.);

заглавие района;

заглавие республики, края, области, автономного окрестность (области);

заглавие страны (для интернациональных Инструкция по делопроизводству в администрации почтовых отправлений);

почтовый индекс.


2.2.13. Утверждение документа.

Утверждение - один из методов удостоверения документа, санкционирующий распространение деяния документа на определенный круг организаций, должностных лиц, людей. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только Инструкция по делопроизводству в администрации с момента его утверждения.

В утвержденный документ не допускается заносить какие-либо исправления, прибавления без разрешения должностного лица (коллегиального органа), утвердившего документ.

Инсталлируются два метода утверждения документов: утверждение документа правовым актом (постановление, приказ, распоряжение Инструкция по делопроизводству в администрации) и утверждение должностным лицом, к компетенции которого относится решение вопроса.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (строчными знаками, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи Инструкция по делопроизводству в администрации, инициалов, фамилии, даты утверждения, к примеру:


УТВЕРЖДАЮ


Глава МО

«Канинский сельсовет» НАО

Личная подпись, инициалы, фамилия

17.01.2010


Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинноватой строчки, к примеру:


УТВЕРЖДАЮ


Глава МО

«Канинский сельсовет» НАО

Личная подпись, инициалы Инструкция по делопроизводству в администрации, фамилия

22.01.2010


При утверждении документа правовым актом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ либо УТВЕРЖДЕНО - согласуется с утверждаемым документом), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера Инструкция по делопроизводству в администрации. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, к примеру:


УТВЕРЖДЕНО


Постановлением главы МО

«Канинский сельсовет» НАО

от 05.01.2010 № 25


Гриф утверждения документа размещается в высшей части документа справа на уровне реквизита "Наименование организации Инструкция по делопроизводству в администрации" - создателя документа после 40 печатных символов от края левого поля документа.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи размещаются на этом же уровне.


2.2.14. Резолюция.

Резолюция, написанная на документе подходящим должностным лицом, содержит в Инструкция по делопроизводству в администрации себе фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (по мере надобности), срок выполнения, подпись и дату, к примеру:


Морозовой Н.В.,

Федосеевой Н.А.

Прошу приготовить проект

Контракта с консалтинговой

группой "ТЕРМИКА" к 05.10.2008

личная подпись

дата


При наличии нескольких исполнителей Инструкция по делопроизводству в администрации ответственным за выполнение в резолюции считается лицо, обозначенное первым. Ответственный исполнитель готовит обобщающий ответ адресату, согласовывая его с другими исполнителями.

Резолюция пишется от руки подходящим управляющим на подлиннике документа на свободном Инструкция по делопроизводству в администрации от текста месте или на отдельном листе формата А6.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.


2.2.15. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к Инструкция по делопроизводству в администрации тексту содержит в себе короткое содержание документа. Наличие заголовка уменьшает время прохождения документа при регистрации и выполнении. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок содержит две главных части: тему Инструкция по делопроизводству в администрации (предмет, вопрос) и действие, которое делается либо должно быть произведено, к примеру: "О подготовке проекта контракта". Заголовок составляет создатель документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем? (о ком?), к примеру:

О разработке аттестационной Инструкция по делопроизводству в администрации комиссии;

чего? (кого?), к примеру:

Должностной регламент ведущего спеца.

Допускается отсутствие заголовка к тексту документов.

Заголовок документа записывается при его регистрации в надлежащие регистрационные формы: журнальчик, карточку, базу данных.

2.2.16. Отметка о контроле Инструкция по делопроизводству в администрации.

Отметка о контроле за исполнением документа проставляется по мере надобности и обозначается буковкой "К", словом либо штампом "Контроль".


2.2.17. Текст документа.

Текст документа должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом Инструкция по делопроизводству в администрации стиле с соблюдением правил орфографии и пунктуации российского языка.

Терминология, применяемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной надлежащими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение Инструкция по делопроизводству в администрации которых в тексте документа нужно, должны быть даны объяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного потребления зарубежных слов.

Текст документа, обычно, состоит из 2-ух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указываются Инструкция по делопроизводству в администрации предпосылки, основания, цели составления документа. В этой части по мере надобности должна быть установлена связь с ранее изданными нормативными актами либо другими документами по данному вопросу. В тексте документов, содержащих ссылки Инструкция по делопроизводству в администрации на другие документы, указываются последующие реквизиты: заглавие вида документа, создатель, дата, регистрационный номер, заголовок (по мере надобности). К примеру:

В согласовании с Постановлением Правительства Русской Федерации от 14.03.1997 N 307 "Об утверждении Положения о ведении муниципального мониторинга Инструкция по делопроизводству в администрации аква объектов"...

В тексте документа инициалы размещаются после фамилии.

Во 2-ой (распорядительной) части излагаются предписания: решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, советы.

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их Инструкция по делопроизводству в администрации структурных подразделений (положение, аннотация), также содержащих описание, оценку фактов и выводов (акт, справка), употребляют форму изложения текста от третьего лица единственного либо множественного числа ("отдел производит функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В Инструкция по делопроизводству в администрации документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).

В совместных распорядительных документах слова "решили", "постановили" и т.п. употребляются в форме множественного числа.

В Инструкция по делопроизводству в администрации письмах употребляют последующие изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим навести", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю нужным", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("Администрация МО «Канинский Инструкция по делопроизводству в администрации сельсовет» НАО не возражает", "Комиссия считает вероятным").

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста либо в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть Инструкция по делопроизводству в администрации выражены именованием существительным в именительном падеже либо словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа реального либо прошедшего времени ("имеете", "владеете" либо "были", "находились" и т.д.) Свойства, выраженные словесно, должны быть согласованы Инструкция по делопроизводству в администрации с наименованием признаков.


2.2.18. Отметка о наличии приложения.

Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется последующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не Инструкция по делопроизводству в администрации нареченное в тексте, то указывают его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака №):


Приложение: 1. Положение о комиссии на 2 л. в Инструкция по делопроизводству в администрации 1 экз.

2. Состав комиссии на 1 л. в 1 экз.


Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется последующим образом:


Приложение: Контракт от 31 марта 2004 г. N 17 и приложения к нему Инструкция по делопроизводству в администрации, всего на 25 л.


Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из 2-ух методов зависимо от того, имеется ссылка на приложение в тексте либо нет:

Приложение: в 3 экз Инструкция по делопроизводству в администрации.

либо

Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электрическая канцелярия" в 2 экз.


Если документ направляется по нескольким адресам, а приложение - только по одному адресу, отметка о приложении имеет последующий вид:


Приложение: на 2 л. в Инструкция по делопроизводству в администрации 1 экз. исключительно в 1-ый адресок.


В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу размещаются слова «Приложение №» и указываются наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер.


Приложение № 2

к Инструкция по делопроизводству в администрации распоряжению

Администрации МО

«Канинский сельсовет» НАО

от 14.01.20011 № 8


Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать строчными знаками, также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинноватой строчки, к примеру:


^ ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к распоряжению

Администрации Инструкция по делопроизводству в администрации МО

«Канинский сельсовет» НАО

от 14.01.20011 № 8


Если приложение одно, оно не нумеруется. Приложения к правовым актам завершаются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии приблизительно 2 см., длина черты 2 - 3 см.


2.2.19. Подпись.

В состав реквизита "Подпись" заходит Инструкция по делопроизводству в администрации наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается Инструкция по делопроизводству в администрации от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи размещается на уровне последней строчки наименования должности. Последняя буковка в расшифровке подписи ограничивается правым полем, к примеру:


Начальник управления образования Инструкция по делопроизводству в администрации Личная подпись О.В.Иванова


При использовании бланка документа тот же реквизит оформляется последующим образом:


Начальник управления Личная подпись О.В.Иванова


Допускается при печатании реквизита "Подпись" центрирование наименования должности лица, подписавшего документ Инструкция по делопроизводству в администрации, относительно самой длинноватой строчки, к примеру:


Исполнительный директор ЗАО "Партнер" Личная подпись Д.В.Гордо


При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответственной занимаемой должности, к примеру Инструкция по делопроизводству в администрации:


Начальник управления

документационного обеспечения Личная подпись М.В.Ларин


Начальник организационного

отдела Личная подпись Н.Г. Двигалева


При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на этом же уровне, к примеру:


Председатель комитета денег Председатель комитета

Санкт Инструкция по делопроизводству в администрации-Петербурга по управлению городским

имуществом


Личная подпись А.А.Никонов Личная подпись И.М.Метельский


При написании совместного документа 1-ый лист оформляется не на бланке.


Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и Инструкция по делопроизводству в администрации, обычно, секретарем.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в согласовании с рассредотачиванием, к примеру:


Председатель комиссии Личная подпись Б.Д.Никольский


Заместитель Личная подпись Инструкция по делопроизводству в администрации Т.Н.Кожевникова

председателя комиссии


Секретарь комиссии Личная подпись И.Е.Листвина


Члены комиссии: Личная подпись А.Б.Алексеев


Личная подпись Б.Д.Бочкин


Личная подпись Л.И.Вербина


Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица Инструкция по делопроизводству в администрации с указанием его фактической должности и фамилии либо указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.

Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "зам" либо косую черту перед наименованием должности Инструкция по делопроизводству в администрации.

Независимо от пола исполняющего обязанности управляющего наименование должности указывается в мужском роде, к примеру:


Исполняющий обязанности

начальника управления по культуре А.А.Иванова


2.2.20. Гриф согласования документа.

Наружное согласование зависимо от содержания документа может проводиться Инструкция по делопроизводству в администрации с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, публичными организациями, органами муниципального и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Наружное согласование документа может быть оформлено протоколом согласования либо Инструкция по делопроизводству в администрации обсуждения проекта документа, справкой, но в большинстве случаев грифом согласования документа.

Гриф согласования содержит в себе слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную Инструкция по делопроизводству в администрации подпись, расшифровку подписи и дату согласования либо заглавие документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, к примеру:


СОГЛАСОВАНО


Начальник отдела бухгалтерского

учета и отчетности

Личная подпись А.А.Никонов

09.02.2007


Если согласование осуществляется письмом, решением, актом Инструкция по делопроизводству в администрации либо другим документом, реквизит "Гриф согласования документа" оформляется по последующей форме:


СОГЛАСОВАНО


Письмо управления образования

от 09.02.2007 N 4-56


Реквизит "Гриф согласования документа" может размещаться на отдельном листе согласования, в данном случае в документе перед подписью делается Инструкция по делопроизводству в администрации отметка: "Лист согласования прилагается".

Лист согласования оформляется последующим образом:


^ ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Положение о..


СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО


Начальник управления денег Начальник правового управления

Личная подпись А.А.Никонов Личная подпись Ю.А.Щербук

14.04.2007 14.04.2007


2.2.21. Визы согласования документа.

Проекты Инструкция по делопроизводству в администрации приготовленных документов перед подписанием в ряде всевозможных случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для проверки необходимости и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам Инструкция по делопроизводству в администрации и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование документа оформляют визой согласования документа (дальше - виза). Виза показывает на согласие либо несогласие должностного лица организации, не являющейся создателем документа, с его содержанием.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования Инструкция по делопроизводству в администрации, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты, к примеру:


Начальник управления денег Личная подпись М.Д.Щербакова

25.02.2007


При наличии замечаний по документу визу оформляют последующим образом Инструкция по делопроизводству в администрации:


Замечания прилагаются


Начальник управления денег Личная подпись М.Д.Щербакова

25.02.2007


Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

При оформлении виз на отдельном листе указывается, к какому документу этот лист относится (наименование Инструкция по делопроизводству в администрации, создатель, дата, номер документа).

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части обратной стороны последнего листа подлинника документа.

Может быть оформление виз документа на отдельном листе Инструкция по делопроизводству в администрации согласования.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся значительные конфигурации, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа Инструкция по делопроизводству в администрации внесены уточнения, не меняющие его сущности.


2.2.22. Оттиск печати.

Изготовка, внедрение, хранение и ликвидирование печатей с проигрыванием Муниципального герба Русской Федерации при совершении нотариальных действий осуществляется в согласовании с законодательством Русской Федерации и Правилами нотариального Инструкция по делопроизводству в администрации делопроизводства, утвержденными приказом Минюста РФ от 19.11.2009 N 403.

При совершении нотариальных действий требующих особенного удостоверения их подлинности, документы заверяются оттиском печати с проигрыванием Муниципального герба Русской Федерации. Оттиски печатей с проигрыванием Муниципального герба Инструкция по делопроизводству в администрации Русской Федерации производятся штемпельной краской голубого, голубого либо фиолетового цвета.

На других документах подпись при совершении нотариальных действий может быть заверена оттиском печати без проигрывания Муниципального герба Русской Федерации.

В Администрации используют Инструкция по делопроизводству в администрации печати с наименованием исполнительного органа местного самоуправления, а при наличии герба городского образования, печати могут быть сделаны и с изображением герба городского образования.

На документах денежного нрава оттиск печати проставляется в Инструкция по делопроизводству в администрации специально отведенном месте (обычно, это место проставления печати обозначается эмблемой "М.П.") без захвата наименования должности лица, подписавшего документ, и подписи.

Письма, выполняемые на бланках, не считая гарантийных, не требуют удостоверения печатью.

Не Инструкция по делопроизводству в администрации считая печатей с изображением Муниципального герба Русской Федерации, герба городского образования в Администрации могут употребляться печати различной формы структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий" и Инструкция по делопроизводству в администрации другие), железные выжимные печати для опечатывания помещений.

Печати делаются в строго ограниченном количестве и только в служебных целях. Решение о необходимости производства печатей и их количестве воспринимает управляющий Администрации.

Заявка Инструкция по делопроизводству в администрации на изготовка печати и ее набросок оформляются в соответственных подразделениях и передаются в компанию - изготовителю печатей.

В случае служебной необходимости по решению управляющего Администрации допускается изготовка дополнительных экземпляров печатей.

Печать является Инструкция по делопроизводству в администрации методом доказательства подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными либо другими нормативными правовыми актами.

Печатью заверяются подписи управляющего, его заместителей, головного бухгалтера, также других должностных лиц, распоряжением Инструкция по делопроизводству в администрации либо доверенностью которым предоставлены надлежащие возможности.

Оттиск печати следует проставлять таким макаром, чтоб он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Оттиск проставляемой печати должен быть отлично читаемым.

Учет печатей и штампов в Инструкция по делопроизводству в администрации Администрации возложен на спеца по делопроизводству.

Учет имеющихся печатей и штампов ведется в журнальчике учета печатей и штампов (Приложение № 6) с проставлением их оттисков. Листы журнальчика учета печатей и штампов Инструкция по делопроизводству в администрации нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью.

Выдача печатей и штампов работникам, индивидуально ответственным за их внедрение и хранение, осуществляется под роспись в журнальчике учета печатей и штампов. Печати и штампы хранятся в накрепко Инструкция по делопроизводству в администрации запирающихся шкафах.

Передача печатей сторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Администрацией, не допускается. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Муниципального герба Русской Федерации возлагается на управляющего Администрации, ответственность Инструкция по делопроизводству в администрации за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на управляющих соответственных подразделений либо профессионалов.

Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются Инструкция по делопроизводству в администрации по акту с соответственной отметкой в журнальчике учета.

Порядок хранения печатей и штампов, корректность их использования в структурных подразделениях и спецами проверяется спецом по делопроизводству, ответственному за учет печатей.

2.2.23. Отметка о Инструкция по делопроизводству в администрации заверении копии.

Копия документа - документ, вполне воспроизводящий информацию подлинного документа и все его наружные признаки либо часть их, не имеющий юридическую силу.

Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликат, обычно, выдается Инструкция по делопроизводству в администрации по требованию заинтересованных организаций, людей.

На копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам при нотариальной заверке ставится печать с проигрыванием Муниципального герба Русской Федерации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику следует Инструкция по делопроизводству в администрации отметку о заверении копии оформлять последующим образом: ниже реквизита "Подпись" либо в конце документа проставляется заверительная надпись "Правильно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. К примеру Инструкция по делопроизводству в администрации:


Правильно

Начальник протокольного сектора Личная подпись Н.Г.Зорина

26.01.2007


На копии делается отметка о том, что подлинный документ находится в органе исполнительной власти, а в случае заверения документа с копии делается отметка "Копия с копии Инструкция по делопроизводству в администрации", к примеру:


Подлинник документа находится

в Администрации МО «Канинский сельсовет» НАО

либо

Копия с копии.


Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки Инструкция по делопроизводству в администрации из документа): "Всего в копии ____ л.".

Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делается три прокола, через которые пропускается скрепляющий материал (нить). Концы скрепляющего материала выводятся на обратную сторону последнего Инструкция по делопроизводству в администрации листа документа так, чтоб на их можно было приклеить лист бумаги (приблизительно размером 5 x 6 см) с заверительной надписью, которая потом скрепляется печатью, к примеру:


В данном документе прошито и

пронумеровано 6 (6) листов

Правильно

Спец Администрации МО

«Канинский Инструкция по делопроизводству в администрации сельсовет» НАО

Личная подпись Н.Г.Двигалева

"24" апреля 2006 г.


Допускается заверять отметкой "Правильно" каждый лист многостраничной копии документа.

2.2.24. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой либо обратной стороны Инструкция по делопроизводству в администрации первого либо последнего листа документа шрифтом размером N 8 - 10.

Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию либо фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона, к примеру:

А.А. Петров

64567

либо

Петров Алексей Инструкция по делопроизводству в администрации Александрович

64567


Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя.

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности и требующих особенного учета, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и содержит Инструкция по делопроизводству в администрации в себе: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только лишь количество экземпляров, да и адресок каждого, к примеру:


Семенова Инструкция по делопроизводству в администрации Галина Ивановна

9433346

Экз. N 1 - в адресок.

Экз. N 2 - в отдел N 1.

Экз. N 3 - в отдел N 8.


На документе, приготовленном по поручению управляющего группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия Инструкция по делопроизводству в администрации основного исполнителя.

2.2.25. Отметка об выполнении и направлении его в дело.

Указания по выполнению документа оформляются конкретно на документе (в заголовочной части документа) либо на бланке указания по выполнению документа.

Указания по выполнению включают: фамилии Инструкция по делопроизводству в администрации, инициалы исполнителей, содержание поручения (по мере надобности), срок выполнения, подпись управляющего и дату, к примеру:


Морозову Н.В., Федосеевой Н.А.

Прошу приготовить проект контракта

к 05.12.2009

Подпись Дата


Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных Инструкция по делопроизводству в администрации на контроль, при помощи штампа "Контроль" либо соответственной надписи на верхнем поле документа справа.

Отметка об выполнении документа и направлении его в дело включает последующие данные: ссылку на дату и Инструкция по делопроизводству в администрации номер документа, свидетельствующего о его выполнении, либо при отсутствии такового документа - короткие сведения об выполнении; слова "В дело"; индекс дела, в каком будет храниться документ.

Отметка об выполнении документа и направлении Инструкция по делопроизводству в администрации его в дело подписывается и датируется исполнителем документа либо управляющим структурного подразделения, в каком исполнен документ.

2.2.26. Отметка о поступлении документа в компанию.

Отметка о поступлении документа в компанию проставляется от руки либо Инструкция по делопроизводству в администрации с внедрением штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа.

В отметку о поступлении документа в компанию заходит порядковый номер, дата поступления документа в компанию. По мере надобности - часы и минутки Инструкция по делопроизводству в администрации.

2.2.27. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне либо к иному виду секретной инфы. Виды секретной инфы установлены Указом Президента Русской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении списка Инструкция по делопроизводству в администрации сведений секретного нрава". В согласовании с Положением о порядке воззвания со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Русской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, отметка о конфиденциальности Инструкция по делопроизводству в администрации на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного использования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа Инструкция по делопроизводству в администрации.


^ 3. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И Дизайна

ПРАВОВЫХ АКТОВ


3.1. Порядок подготовки правовых актов главы городского образования и Администрации.

3.1.1. Глава городского образования и Администрация издают правовые акты в форме постановлений и распоряжений.

Подготовка проектов правовых актов Главы городского образования Инструкция по делопроизводству в администрации и Администрации делается по поручению Главы городского образования (лица исполняющего его возможности), заместителя главы Администрации

instrukcionnaya-karta-prakticheskogo-zanyatiya-.html
instrukcionno-tehnologicheskaya-karta-4.html
instrukcionno-tehnologicheskaya-karta.html