ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ

1. Общие требования к выдаче и расходованию подотчетных сумм.

1.1. Средства могут выдаваться под отчет на любые цели, связанные с деятельностью организации, и должны тратиться только на те цели, на которые они были выданы.

1.2. Все расходы за счет подотчетных средств должны быть доказаны надлежаще оформленными документами в согласовании с п. 4.

1.3. Наибольшая сумма покупки ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ за наличные средства у организации либо бизнесмена не должна превосходить 100 000 руб. по одному договору.

1.4. Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы:

- при командировке – на время командировки, обозначенное в приказе о командировке;

- на хозяйственные и другие нужды – на срок, утвержденный управляющим.

По истечении этих сроков работник должен отчитаться по истраченным суммам ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ и при наличии неиспользованного остатка подотчетных средств возвратить его организации в согласовании с п. 3.

1.5. В случае нецелевого расходования подотчетных средств, отсутствия подтверждающих документов либо их несоответствия требованиям, обозначенным в п. 4, авансовый отчет работника может быть не утвержден управляющим.

1.6. При получении подотчетных средств на банковскую карту работник вправе использовать при ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ расчетах как карту, так и за ранее снятые с нее наличные.

1.7. По мере надобности работник с разрешения управляющего может использовать при расчетах в интересах организации собственные средства, которые возмещаются ему после утверждения авансового отчета.

2. Порядок получения средств под отчет.

2.1. Работник передает в бухгалтерию заявление (см. Приложение № 1) на имя ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ управляющего с просьбой выдать ему средства. В заявлении должны быть указаны сумма, цель расходования и срок, на который они нужны, а при получении средств на банковскую карту – к тому же платежные реквизиты, на которые необходимо перечислить средства.

2.2. Сотрудник бухгалтерии инспектирует, нет ли у работника задолженности по ранее выданным подотчетным суммам ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ. При ее отсутствии ставит на заявлении отметку об этом и передает заявление руководителю. Управляющий, в свою очередь, пишет на нем свое решение о выдаче средств (с указанием, на какой срок) либо об отказе в выдаче.

2.3. При положительном решении управляющего средства работнику выплачиваются методом, обозначенным в заявлении.

2.4. Если работник ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ должен действовать от имени организации (а именно, это случаи, обозначенные в подп. 4, 5, 8 п. 4), то ему выдается доверенность (на получение ТМЦ – см. Приложение № 2, на другие возможности – см. Приложение № 3). Работник должен предъявить ее при расчетах с третьими лицами, чтоб подтверждающие документы были оформлены на компанию, и он, как ее представитель, сумел ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ забрать причитающиеся ей документы и ТМЦ.

3. Порядок отчета по подотчетным суммам.

3.1. По расходам, произведенным в интересах организации за счет подотчетных либо собственных средств, работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (см. Приложение № 4).

3.2. Авансовый отчет представляется в последующие сроки:

-по средствам, выданным на командировку – в течение 3 рабочих дней со денька возвращения ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ из нее;

-по средствам, приобретенным на другие нуждыиз кассы – в течение 3 рабочих дней после истечения срока, на который средства были выданы под отчет;

-по средствам, приобретенным на карту – в течение _____ рабочих дней после истечения срока, на который средства были выданы под отчет;

-по своим потраченным средствам в ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ согласовании с п. 1.7 – в течение _____ рабочих дней со денька покупки.

Если срок представления авансового отчета исходит в период отсутствия работника на работе на легитимных основаниях (к примеру, из-за заболевания), то срок представления авансового отчета начинает отсчитываться со денька выхода на работу.

3.3. Неиспользованный остаток подотчетных средств работник должен ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ возвратить на последующий рабочий денек после истечения срока, на который средства были выданы под отчет, а в случае отсутствия на работе в сей день на легитимных основаниях – в денек выхода на работу.

3.4. Авансовый отчет оформляется в одном экземпляре. На его обратной стороне в таблице работник записывает по порядку подтверждающие документы и ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ суммы издержек по ним, потом прикладывает эти документы к авансовому отчету, за ранее пронумеровав их в том же порядке. При всем этом сумма в графе «Израсходовано» на лицевой стороне должна соответствовать итоговой сумме расходов в таблице на обратной стороне.

3.5. В доказательство приема авансового отчета работнику выдается расписка (отрезная ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ часть отчета).

3.6. Если авансовый отчет представляется по своим потраченным средствам в согласовании с п. 1.7, то работник сразу с ним подает заявление (см. Приложение № 5) на имя управляющего с просьбой утвердить авансовый отчет и компенсировать перерасход в соответственной сумме.

4. Требования к подтверждающим расходы документам.

4.1. Перед покупкой работник должен спросить у ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ торговца, выдает ли он документ, подтверждающий оплату, и если нет, то работнику не следует совершать покупку.

4.2. Список оправдательных документов, представляемых работником:

1) при покупках в розницу (в том числе при оплате через веб с доставкой либо самовывозом):

- чек ККТ;

- товарный чек (если в чеке ККТ нет списка покупок);

- счет-фактура. Работник должен востребовать ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ его у торговца, если в чеке ККТ выделен НДС. Если торговец не выдает счет-фактуру и сумма покупки превосходит ___________ руб., то работнику не следует совершать покупку;

2) при покупках в розницу у торговца, не использующего ККТ в связи с применением специального налогового режима в виде ЕНВД либо патентной ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ системы налогообложения – хоть какой документ об оплате с списком покупок (к примеру, товарный чек, квитанция);

3) при оплате услуг, оказываемых популяции (бытовых услуг, услуг пассажирского транспорта, учреждений культуры, почты и др.):

- либо чек ККТ. А если в нем нет наименования услуги, то к тому же товарный чек (другой схожий ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ документ с расшифровкой);

- либо бланк серьезной отчетности (БСО).

При приобретении работником электрических билетов документами, подтверждающими транспортные расходы, будут:

- при авиаперелете – распечатка маршрутной квитанции (электрического билета) и посадочный талон;

- при проезде на поезде и ином транспорте – распечатка электрического билета (на поезде далекого следования – распечатка контрольного и посадочного купонов).

4) при покупках у оптового ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ торговца:

-чек ККТ;

-товарная затратная (акт об оказании услуг либо выполнении работ);

-счет-фактура (если в чеке ККТ, затратной либо акте выделен НДС);

-корешок доверенности на получение ТМЦ;

5) при внесении предоплаты за продукты (работы, услуги), которые будут отгружены организации:

- чек ККТ;

-счет-фактура на аванс (если в чеке ККТ ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ выделен НДС);

6) при приобретении продуктов (работ, услуг) у физлиц-непредпринимателей (например, в случае найма жилого помещения во время командировки):

- контракт (см. Приложение № 6);

- расписка физлица в получении средств от работника (см. Приложение № 7);

7) при оплате через платежный терминал (если неосуществим другой метод оплаты) – чек, выданный терминалом;

8) при внесении платы организации либо бизнесмену ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ, не связанной с расчетами за продукты (работы, услуги) (к примеру, при возврате займа, внесении пожертвования, уплате членских взносов в саморегулируемую компанию) – квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).

4.3. При получении на руки обозначенных в п. 4.2 документов работнику следует направить внимание на последующее.

Документ Что необходимо проверить
Чек ККТ ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ Наличие списка продуктов (работ, услуг) с указанием количества и цены каждой единицы. При отсутствии таковой инфы в чеке ККТ она должна быть в других выданных документах, к примеру, в товарном чеке
Товарный чек Наличие реквизитов: (и) наименование документа и дата составления; (и) наименование организации (ф. и. о. бизнесмена); (и) список ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ продуктов (работ, услуг) с указанием количества и цены; (и) должность лица, выдавшего документ, его подпись с расшифровкой
Документ об оплате, выдаваемый взамен чека ККТ вмененщиками и бизнесменами на патентном режиме Наличие тех же реквизитов, что и в товарном чеке, также: (и) номер документа; (и) ИНН организации (бизнесмена ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ)
БСО Наличие тех же реквизитов, что и в товарном чеке, также: (и) шестизначный номер и серия бланка, сокращенное наименование типографии, ее ИНН, адресок, номер заказа, год, тираж; (и) адресок (для организаций)
Товарная затратная (акт об оказании услуг либо выполнении работ) В качестве покупателя (грузополучателя, заказчика) должна значиться организация работника
Счет-фактура В ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ качестве покупателя (грузополучателя, заказчика) должна значиться организация работника. Если работник только вносил предоплату, то в счете-фактуре (по строке 5) должны быть указаны дата и номер чека ККТ либо ПКО
Квитанция к ПКО Наличие печати, а при ее отсутствии у торговца – штампа о проведении кассовой операции (к ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ примеру, с указанием наименования конторы, ее ИНН и слова «Получено»)

5. Порядок проверки и утверждения авансового отчета.

5.1. Авансовый отчет проверяется основным бухгалтером в течение ____ рабочих дней и утверждается управляющим в течение _____ рабочих дней.

5.2. Перерасход по утвержденному авансовому отчету (в том числе в случае его представления по своим потраченным средствам в согласовании с ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ п. 1.7) выдается работнику из кассы в течение ____ рабочих дней после утверждения авансового отчета.

5.3. Если работник вовремя не вернул организации неиспользованный остаток подотчетных средств, то она вправе в течение месяца со денька окончания срока их возврата удержать эту задолженность из заработной платы работника по правилам, установленным в ст. 137 Трудового кодекса ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ РФ.

5.4. За нарушение требований истинной аннотации к работнику может быть использовано дисциплинарное взыскание в виде выговора.


instrukciya-dlya-studentov-prohodyashih.html
instrukciya-dlya-teh-kto-ne-uletel.html
instrukciya-dlya-uchastiya-v-otkritom-aukcione-3.html